Ketika membahas penyimpanan dan berbagi data, ada banyak alternatif berbagi file online yang menawarkan ruang penyimpanan besar dan fitur kolaborasi. Contoh yang baik adalah Google Travel, yang menawarkan pengguna 15GB penyimpanan gratis dan kenyamanan dasar berbagi file seperti dokumen word, presentasi, spreadsheet, dan lainnya. Alat ini juga menyertakan program pilihan kantor kolaboratif yang dapat digunakan untuk membuat, memodifikasi, dan berbagi file di cloud.
Selain serangkaian fitur yang lengkap, banyak penyedia perangkat lunak virtual data room menawarkan serangkaian prosedur keamanan untuk melindungi dokumen-dokumen sensitif. Hal ini sangat penting ketika berurusan dengan transaksi besar yang melibatkan sejumlah besar uang dan informasi rahasia. Beberapa dari langkah-langkah ini termasuk enkripsi, tanda air aktif, dan verifikasi dua langkah. Bahkan ada yang memberikan fitur tampilan pagar, yang memungkinkan pengguna untuk membatasi data yang dapat mereka lihat dalam dokumen tertentu.
Selain itu, sebagian besar aplikasi modern mampu menangani berbagai sistem operasi dan perangkat. Aplikasi ini juga dirancang untuk memungkinkan undangan email massal dan tugas Tanya Jawab lanjutan yang dapat disesuaikan untuk proyek tertentu. Selain itu, aplikasi ini juga dapat memantau aktivitas pengguna di situs untuk memastikan integritas dan kepatuhan data.
Beberapa produk perangkat lunak data room yang paling populer mencakup iDeals, MergersLab, dan Dealroom. Produk-produk ini dirancang untuk membantu bisnis menutup transaksi M&A, penggalangan modal, audit, dan tinjauan ideal. iDeals, misalnya, memiliki fungsi pencarian yang kuat, antarmuka pengguna multi-bahasa, dan komponen Tanya Jawab khusus. Demikian pula, MergersLab menawarkan peralatan keamanan tingkat lanjut seperti audit dan pemberian watermark dokumen.
